Związek Firm Public Relations kończy przygotowywać zasady przetargowe dla klientów

Konieczność wypracowania standardów, które będą regulować procedury przetargowe na usługi public relations pojawiła się pod koniec ub.r. przy okazji przetargu, w którym Kompania Piwowarska wybierała agencje do obsługi PR kilku swoich brandów. Większość zaproszonych do niego agencji zrezygnowała z udziału w postępowaniu nie godząc się na warunki, jakie postawił klient. Chodziło m.in. o to, że Kompania Piwowarska żądała od uczestników przetargu przedstawienia kompletnego planu działań PR dla sześciu jej marek. Poza tym producent zastrzegł w briefie przetargowym, że może odwołać przetarg w każdym momencie bez podawania przyczyny (przeczytaj więcej na ten temat).

Agencje zaprotestowały do ZFPR, a ten wezwał KP do unieważnienia przetargu, czego klient ostatecznie jednak nie uczynił. Kompania agencje do współpracy wybrała, a jednocześnie rozpoczęła z ZFPR rozmowy na temat standardów rynkowych, które miałyby regulować postępowania przetargowe na usługi public relations (więcej o tym).

W ZFPR od kilku miesięcy trwają pracę nad uregulowaniem procesów przetargowych, zarówno tych komercyjnych, jak i publicznych. Projektem kieruje Agnieszka Bajur, wiceprezes ZFPR, a wraz z nią pracują nad nim prezes związku Norbert Ofmański i drugi wiceprezes Jakub Dmitrowski.

Agnieszka Bajur w rozmowie z Wirtualnemedia.pl poinformowała, że projekt podzielono na kilka etapów. Obecnie obejmuje on przetargi komercyjne, a publicznymi Związek ma zająć się w przyszłym roku.

Pierwszy to prace wewnętrzne w ZFPR - polegały na zorganizowaniu szkolenia dla pracowników agencji zrzeszonych w Związku na temat współpracy z działami zakupów klientów (m.in. jakie oczekiwania mają pracownicy działu zakupów firm, jak odpowiadać na ich zapytania itp.). Prowadziła go firma Shortlist.

Drugim krokiem jest opublikowanie zasad przetargowych przyjętych przez zarząd ZFPR obowiązujących klientów organizujących przetargi na usługi PR. Na przyszły tydzień zaplanowano dyskusje na temat standardów przetargowych dla agencji zrzeszonych w Związku.

- Potem planujemy szkolić prokurment w firmach, tak by osoby odpowiedzialne za zakupy usług w firmach rozumiały specyfikę funkcjonowania i pracy agencji public relations - opisuje Agnieszka Bajur.

Ostatnim krokiem prac ZFPR ma być powołanie rady składającej się z szefów agencji zrzeszonych w ZFPR i przedstawicieli klientów oraz zorganizowanie w drugiej połowie br. cyklicznego konkursu pod roboczą nazwą „Przetargi Fair Play”, w którym specjalnie powołane jury będzie nagradzać tych klientów, którzy stosują się do wprowadzonych zasad przetargowych.

- Sytuacja na rynku przetargów na usługi public relations w ostatnich latach znacznie się pogorszyła. Ponadto klienci współpracujący z agencjami narzucają bardzo długie terminy płatności, co utrudnia pracę agencjom - mówi Agnieszka Bajur. - Związek z jednej strony chce edukować pracowników agencji, by potrafili oceniać w jakim stopniu przetarg do którego zamierza przystąpić agencja jest transparentny ,z drugiej natomiast chcemy też edukować klientów, by inaczej podchodzili do przetargów i bardziej znali mechanizmy pracy agencji PR - dodaje Bajur.

Kwestią standardów obejmujących przetargi publiczne ZFPR zajmie się w przyszłym roku.