Spotkanie wigilijne dla swoich pracowników - koszty podatkowe

Grudzień to czas, w którym w wielu podmiotach gospodarczych organizowane są różnego rodzaju imprezy końcowo roczne. Spotkania wigilijne dla pracowników, to już tradycja w wielu firmach. Wynika to z faktu,  ze takie spotkania bez wątpienia  integrują zespół, a także stanowią element motywujący do dalszej wytężonej pracy, co w efekcie znajduje przełożenie na osiągane przez przedsiębiorstwo wyniki ekonomiczno-finansowe.

Niestety, miła atmosfera towarzysząca takim spotkaniom to nie wszystko. Organizacja imprez firmowych w wielu przypadkach okazuje się przedsięwzięciem dość kosztownym. Podatnik decydując się na zorganizowanie tego typu spotkania integracyjnego powinien być świadom, że nie w każdym przypadku wydatki z tym związane będzie mógł rozliczyć w ujęciu podatkowym.

Wydatki na organizację spotkania wigilijnego mogą być kosztem podatkowym
Analizując problem związany z rozliczaniem wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę w związku z organizacją spotkania wigilijnego dla pracowników, warto zdefiniować które z nich stanowią koszty uzyskania przychodu. W myśl ustawy o podatku dochodowym, aby dany wydatek mógł zostać uwzględniony w kosztach uzyskania przychodów firmy, musi istnieć związek między poniesionym kosztem a uzyskanym dzięki temu  przychodem.

Oznacza to, że kosztami uzyskania przychodów są tylko i wyłącznie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Wydatek ten nie może być wymieniony w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, przedstawionym  w artykule  23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wydatki w celu poprawy motywacji i integracji  w zespole
Możliwość zaliczenia wydatków na organizację spotkania wigilijnego było początkowo kwestionowane w wydawanych interpretacjach przez organy podatkowe i wyrokach sądów administracyjnych. W ostatnim czasie zauważa się jednak widoczną tendencję przeciwną. Wydatki są uznawane za koszt jeżeli zamierzonym celem pracodawcy było zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawa atmosfery pracy i wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli natomiast celu takiego nie było, samo spotkanie polegające na konsumpcji nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Tak więc spotkania takie mają służyć budowaniu motywacji do pracy u pracowników i w ten sposób wpływać na jej efektywność, co uzasadnia zaliczenie przeznaczanych na taki cel środków jako kosztów uzyskania przychodów. Dobrze jest gdy spotkanie takie jest połączone z omówieniem wyników firmy lub planami na przyszły rok. Zadbajmy w takim przypadku o dokumenty potwierdzające przebieg spotkania np. agenda, wykorzystywane materiały do prezentacji.

Wigilia tylko dla pracowników
Jedno wydaje się pewne, wydatki na imprezę okolicznościową, jaką  bez wątpienia jest wigilia, pracodawca powinien pokryć ze środków obrotowych firmy. Należy przy tym podkreślić, że warunkiem koniecznym dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest przeznaczenie imprezy tylko i wyłącznie dla pracowników zatrudnionych w danej jednostce gospodarczej. Jeśli w spotkaniu mają uczestniczyć osoby spoza firmy np. osoby towarzyszące, rodziny pracowników lub kontrahenci to w tej części jest to już reprezentacja, a ta została wprost wyłączona z możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych, bez względu na jej cel i faktyczny związek z uzyskiwanymi przychodami.

Właściwa dokumentacja jest potrzebna
Warto pamiętać także o  właściwym udokumentowaniu poniesionych na ten cel wydatków. Jeżeli tylko część poniesionych wydatków stanowić będzie koszt podatkowy, należy wyodrębnić ich wartość z całości środków poprzez  określenie kwoty przypadającej na pracowników i osoby spoza firmy. Uchroni to przedsiębiorcę przed zakwestionowaniem przez organ podatkowy zaliczenia wydatków poniesionych na organizację imprezy do kosztów uzyskania przychodów.

Jako przykład może posłużyć tu interpretacja o sygnaturze ILPB3/423-119/07-2/MC, wydana przez Izbę Skarbową w Poznaniu, która orzeka, iż w przypadku uczestnictwa  w spotkaniu wigilijnym członków rodzin pracowników, za koszt uzyskania przychodu przedsiębiorca może uznać jedynie koszty w części przeznaczonej dla pracowników.

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Dominik Mędrzycki,, księgowy Tax Care