Pismo z urzędu to często jedyny druk, jaki czytają Polacy. Rezygnujemy z czytania książek i prasy

Z myślą o kompetencjach językowych urzędników na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu przygotowano studia podyplomowe "Prosty język w instytucjach publicznych". W trakcie zajęć pracownicy urzędów centralnych, samorządowych, urzędów skarbowych czy organów kontrolnych nauczą się operować prostą, zrozumiałą i poprawną polszczyzną.

Uproszczenie polszczyzny stosowanej to sprawa o fundamentalnym wręcz znaczeniu

Kierownik studiów, prof. UAM dr hab. Jarosław Liberek powiedział PAP, że uproszczenie polszczyzny stosowanej przez urzędników to sprawa o fundamentalnym wręcz znaczeniu.

"Tu nie chodzi tylko o to, że ktoś nie zrozumie decyzji administracyjnej dotyczącej wysokości podatku. Istotą rzeczy jest budowanie wspólnoty ludzi rozumiejących się i wspólnie tworzących dobra wykraczające poza język. Porozumienie dzięki prostocie to niezwykle ważne dobro ogólnonarodowe. O nie należy dbać, szczególnie w czasach ogromnego kryzysu relacji między ludźmi" – podkreślił.

Naukowiec zaznaczył, że sprawność językowa osoby pracującej w instytucjach jest coraz ważniejszą sprawą. Autorzy pism, komunikatów muszą mieć świadomość, że redagują teksty, które są być może jedynym przejawem słowa pisanego, jakie sporadycznie czyta, bo musi, przeciętny Jan Kowalski.

"Wielu obywateli może dziś sobie pozwolić na nieczytanie literatury czy prasy - jakkolwiek to będziemy oceniać. Nie mogą oni jednak zrezygnować z lektury pism oficjalnych. Jak bowiem inaczej, nie czytając takich tekstów, wymienić dowód, dowiedzieć się o wysokości podatku, zweryfikować składkę ubezpieczeniową czy złożyć reklamację w sprawie zepsutego urządzenia? Stosowanie prostego języka w oficjalnych pismach leży w interesie nas wszystkich" – podkreślił prof. Liberek.

Językoznawca wyjaśnił, że oficjalne pisma redagowane są zazwyczaj z uwzględnieniem cech stylu urzędowego: mają oficjalną strukturę, wiele schematycznych i szablonowych formuł, są w nich obszernie cytowane przepisy, trudne do rozszyfrowania terminy, skomplikowane, rozbudowane określenia i zdania.

"Pisma zawierające wskazane cechy mogą być mimo wszystko zrozumiałe. Kłopot pojawia się wtedy, gdy pewnych oficjalnych formuł jest zbyt dużo. Jeśli dwustronicowy tekst zawiera tylko cztery zdania, z których każde liczy po 80 wyrazów, a poszczególne określenia tych zdań składają się średnio z 5?6 słów, to czytelnik nie przeniknie przez taki gąszcz. Gdy na dodatek w takim tekście pojawi się kilkanaście +encyklopedyzmów+ w stylu: środki probacyjne, termin prekluzyjny, synergizm czy dywersyfikacja, to nawet po wielokrotnej lekturze można niewiele zrozumieć" – powiedział prof. Liberek.

Ekspert zaznaczył, że w wielu sytuacjach urzędowa przesada językowa nie ma żadnego uzasadnienia komunikacyjnego.

"Czy naprawdę pracownik musi pisać, że jego instytucja +rekomenduje uiszczenie należnej kwoty na posiadany przez urząd rachunek bankowy dedykowany wpłatom środków finansowych pochodzących od obywateli obciążonych zaległościami z tytułu niezapłaconych zobowiązań podatkowych+? Przecież zdrowy rozsądek podpowiada, by krótko stwierdzić: +zaległy podatek proszę przelać na konto+" – zauważył.

Właśnie tworzenie wieloelementowych związków wyrazowych jest, zdaniem prof. Liberka, największą zmorą trudnych do rozszyfrowania pism z urzędu.

Według prof. Liberka wyrażenia, zwroty i frazy "długie jak pociągi towarowe, do tego inkrustowane niezrozumiałymi wyrazami", mogą skutecznie przeszkodzić w dotarciu do sensu.

"Dodatkowym efektem może być też pretensjonalność i śmieszność, jak w przypadku takich sformułowań: + manualna relokacja psich odchodów do pojemników śmieciowych+ – chodzi o sprzątanie po psie, +dojdzie do szkodliwej dla środowiska emisji wtórnej pyłów kurzowych pochodzenia ziemnego+, względnie +na terenie obszaru wokół oczyszczalni wystąpi niekorzystne zjawisko uciążliwości zapachowej+" - dodał.

Prof. Liberek przyznał, że kwestia jakości pism oficjalnych wykracza poza kompetencje językowe pojedynczego urzędnika – autora wysyłanego obywatelowi tekstu.

"Każdy urzędnik zaczynający pracę wchodzi do rzeki językowej, która płynie od wielu dziesięcioleci; niektóre formuły oficjalne przetrwały od XIX wieku. Urzędnik trzyma się kurczowo kopiowanych z przepisów określeń, bo nie chce doprowadzić do problemów prawnych, np. podważenia decyzji z przyczyn formalnych. Musi też uwzględniać wskazówki językowe szefa - nie zawsze są one dobre, a często mają charakter pospolitych przyzwyczajeń, stąd np. niektórzy szefowie wolą spójnik +oraz+ zamiast +i+, albo nie tolerują frazy +jest zobowiązany+, bo preferują +jest obowiązany+" - wyjaśnił.

Jedni urzędnicy nie mają czasu na tłumaczenie schematycznych i skomplikowanych pism z polskiego na nasze, innym nie chce się tego robić. Prof. Liberek zauważył, że funkcją edytora tekstu, z której urzędnik wręcz namiętnie korzysta, jest funkcja "kopiuj i wklej".

"Pismo skomplikowane i niezrozumiałe daje większą gwarancję braku reakcji. Jeśli obywatel zbyt dużo zrozumie, może mieć wątpliwości i pisać odwołania bądź skargi. Część urzędników uważa, że skomplikowane pisma dodają powagi nie tylko urzędowi, ale również im samym. Wydaje im się, że dzięki mądrym tekstom również i oni będą postrzegani jako mądrzy" – dodał językoznawca.

Kilka lat temu językoznawcy z Instytutu Filologii Polskiej UAM nawiązali współpracę z Urzędem Miasta Poznania, prowadzą tam regularne warsztaty i szkolenia. Jarosław Liberek i Karolina Ruta-Korytowska napisali dla poznańskich urzędników poradnik dotyczący prostego języka.

Dwusemestralne, niestacjonarne studia podyplomowe „Prosty język w instytucjach publicznych” ruszają na Wydziale Filologii Polskiej i Klasycznej UAM od października. Przy tworzeniu programu językoznawcy konsultowali się z doświadczonymi pracownikami poznańskiego magistratu.

"W końcu kto jak kto, ale urzędnicy na co dzień korespondujący z obywatelami wiedzą najlepiej, co stwarza największe problemy. Nawiązaliśmy też współpracę z Poznańskim Centrum Superkomputerowo-Sieciowym. Dzięki tej współpracy stworzyliśmy bazę tekstów urzędowych działającą m.in. jak półautomatyczny korektor, który podpowiada urzędnikowi proste formy językowe" – powiedział prof. Liberek.

Językoznawca przyznał, że uczestników studiów czeka intensywny trening tekstowy – zdecydowana większość ze 180 godzin zajęć przeznaczona jest na ćwiczenia i warsztaty. Absolwenci staną przed szansą podniesienia jakości komunikacji między urzędem a interesantem, nabędą też biegłości - w mowie i piśmie – w tłumaczeniu z urzędowego na polski.

"Dużą zaletą studiów jest omawianie materiałów pochodzących z instytucji, w których pracują nasi słuchacze. W programie uwzględniliśmy wymogi ustawy o zapewnieniu dostępności osobom ze specjalnymi potrzebami. Studenci opanują europejskie standardy tworzenia tekstu łatwego do czytania i rozumienia (ETR) i nauczą się wykrywać zjawiska obniżające stopień dostępności pism oficjalnych. Będą mogli zostać rzecznikami osób mających problemy z czytaniem i rozumieniem komunikatów" – powiedział PAP prof. Liberek.

Językoznawca podkreślił, że prosty język nie wymaga specjalnie wysokich kompetencji komunikacyjnych.

"Jeśli ktoś zrozumie, o co w tym chodzi, szybko przekona się, że prosta polszczyzna jest naprawdę prosta. A pierwszy krok wcale nie polega na wnikaniu w zawiłe struktury składniowe, lecz na pokonaniu pewnej bariery świadomościowej. Proste pisanie jest zawsze funkcją klarownego myślenia" – zapewnił prof. Liberek.

Zgodnie z zaleceniem rektor UAM wszystkie zajęcia w okresie zimowym, także studia podyplomowe będą się odbywały zdalnie.